Quando o produtor (a) solicita o enquadramento ao pronaf, ele fornece declaração com várias informações e através dessas informações o responsável por emitir a carta informa se é possível ou não o enquadramento da pessoa no programa e caso o produtor esteja dentro das normas é emitido o documento.
A carta de aptidão (DAP) tem validade por 6 anos, porém todo o ano cabe aos Conselhos Municipais de Desenvolvimento Rural Sustentável ou entidades congêneres, analisar a lista de detentores de DAP de seus respectivos municípios e, segundo o processo definido na legislação, solicitar à SAF/MDA o cancelamento das DAP identificadas como irregulares.
Também é facultada a solicitação de cancelamento de DAP às entidades formalizadas como pessoas jurídicas que estejam envolvidas no processo de emissão da Declaração ou que sejam representativas dos beneficiários dos programas da SAF. Assim como, também, a pessoas físicas, desde que formalmente identificadas. Nestes casos a aceitação do pedido de cancelamento depende de análise da Secretaria.
Além da possibilidade de corte da DAP pelo conselho, entidades emissoras da carta, ou outra pessoa que o faça justificando por escrito, também é possível que ocorra o cancelamento pelo próprio Ministério, pois existe um cruzamento de várias informações que podem apontar para possíveis irregularidades.
Porém mesmo o produtor tendo sua carta de aptidão cancelada é possível em determinados casos ele conseguir novamente o seu enquadramento futuramente, pois sua situação pode mudar, assim com as normas podem ter alterações em um novo ano agrícola, para isso ele deve sempre estar infomado quanto a possíveis mudanças das normas ou mesmo da sua situação como produtor.
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